Contratar o primeiro trabalhador é, para muitas empresas, um momento de grande entusiasmo e de grande incerteza. O processamento salarial em Portugal envolve um conjunto de regras, prazos e obrigações declarativas que, quando mal geridas, podem resultar em coimas, irregularidades perante a Autoridade Tributária e a Segurança Social, e até em litígios laborais. Este guia foi elaborado pela equipa de Recursos Humanos da NTW Contabilidade e Gestão para responder, de forma clara e completa, às questões mais frequentes dos empresários sobre processamento salarial: o que é, como funciona, o que muda em 2026 e quais as obrigações que não podem falhar. Os valores e regras apresentados estão atualizados conforme o Orçamento do Estado de 2026.
1. O Que É o Processamento Salarial e de Quem É a Responsabilidade
O processamento salarial é o conjunto de operações administrativas, contabilísticas e declarativas que assegura o pagamento correto da retribuição aos trabalhadores. Inclui, em concreto: o cálculo da retribuição bruta, as deduções de IRS e de Segurança Social (parte do trabalhador), a emissão dos recibos de vencimento, o cálculo da TSU patronal, a submissão das declarações mensais à Autoridade Tributária e à Segurança Social, bem como a comunicação dos movimentos contratuais (admissões, alterações, cessações).
Em sociedades com contabilidade organizada, a responsabilidade técnica recai sobre o Contabilista Certificado. Na NTW, o cliente fornece os dados (horas, faltas, prémios, eventuais alterações contratuais) e a NTW assegura todo o ciclo: gera os recibos de vencimento e as guias de pagamento, calcula encargos e prepara as comunicações obrigatórias.
2. Os Valores de Referência em 2026
2.1 Salário Mínimo Nacional (RMMG)
• Valor 2026: 920 € brutos/mês (subida de 50 € face a 2025).
• Histórico: 2024 — 820 € | 2025 — 870 € | 2026 — 920 €.
• Refere-se apenas à retribuição base; não inclui subsídios de alimentação, férias ou Natal.
• Confirmado pelo Decreto-Lei n.º 139/2025, de 29 de dezembro.
| Rubrica | Cálculo | Valor mensal |
| Retribuição base | RMMG | 920,00 € |
| TSU patronal (23,75%) | 920 × 23,75% | 218,50 € |
| Provisão Subsídio de Férias (1/12) | 920 / 12 | 76,67 € |
| Provisão Subsídio de Natal (1/12) | 920 / 12 | 76,67 € |
| TSU patronal sobre subsídios | (76,67 + 76,67) × 23,75% | 36,42 € |
| Subsídio de refeição (cartão, 22 dias) | 10,46 × 22 | 230,12 € |
| Seguro de Acidentes de Trabalho (~1%) | estimativa | 9,20 € |
| CUSTO TOTAL ESTIMADO | — | ≈ 1.547 € |
Do lado do trabalhador, o líquido a receber ronda os 820 € (818,80 € + subsídio de refeição), após o desconto de 11% de Segurança Social (101,20 €). O IRS é nulo, por aplicação do mínimo de existência.
2.2 TSU — Taxa Social Única
• Empresa (Encargo Patronal): 23,75%.
• Trabalhador (Desconto): 11,00%.
• Total: 34,75%.
• Reduções: 50% na quota patronal para jovens à procura do 1.º emprego (até 30 anos) ou desempregados de longa duração.
Nota MOE: Nota sobre Membros de Órgãos Estatutários (MOE): sócios-gerentes e administradores que exerçam funções de gerência ou administração estão sujeitos à mesma taxa global de 34,75% (23,75% entidade + 11% MOE), com direito à proteção no desemprego. O limite mínimo de incidência contributiva é, em 2026, de 1 IAS = 537,13 € — ou seja, mesmo que o sócio-gerente não retire remuneração efetiva, há sempre uma base mínima sobre a qual se calculam as contribuições. Para os restantes MOE (sem funções executivas), aplicam-se as taxas de 20,3% (entidade) e 9,3% (MOE).
2.3 Subsídio de Alimentação (Limites de Isenção 2026)
• Pagamento em Numerário: 6,15 € / dia.
• Pagamento em Cartão / Vale Refeição: 10,46 € / dia.
• Recomendação NTW: pagar via cartão poupa cerca de 949 € / ano por trabalhador em IRS + TSU.
2.4 IAS — Indexante dos Apoios Sociais
O IAS é o valor de referência utilizado para calcular múltiplas prestações sociais, limites contributivos e benefícios fiscais. Em 2026, o IAS foi fixado em 537,13 €, através da Portaria n.º 480-A/2025/1, de 30 de dezembro, representando um aumento de 2,8% face aos 522,50 € de 2025.
Para o processamento salarial, o IAS é relevante por três razões:
• Define o limite mínimo de incidência contributiva para MOE.
• Entra na fórmula legal do mínimo de existência de IRS (art. 70.º do CIRS).
• É a base de cálculo do subsídio de desemprego, abono de família e outras prestações.
3. Componentes do Recibo de Vencimento
Entradas (Positivos):
Retribuição base (mínimo 920 €), subsídio de alimentação, diuturnidades, horas extraordinárias, prémios de produtividade (isentos até 6% do salário base anual se ao abrigo do Incentivo à Valorização Salarial) e ajudas de custo.
Saídas (Descontos):
• Retenção na fonte de IRS (conforme tabelas 2026).
• Segurança Social (11%).
Nota Fiscal
Mínimo de Existência: Em 2026, o IRS aplicado ao salário mínimo é, na prática, nulo, graças ao mecanismo do mínimo de existência previsto no artigo 70.º do Código do IRS. A lei estabelece que o valor de referência corresponde ao maior valor entre 12.880 € e 1,5 × 14 × IAS. Em 2026:
• 920 € × 14 = 12.880 €
• 1,5 × 14 × 537,13 € = 11.279,73 €
Prevalece o valor mais Elevado, 12.880 €, o que significa que nenhum trabalhador a tempo inteiro ao salário mínimo paga IRS.
| Escalão | Rendimento coletável anual | Taxa marginal |
| 1.º | Até 8.342 € | 12,5% |
| 2.º | + 8.342 € a 12.587 € | 15,7% |
| 3.º | + 12.587 € a 17.838 € | 21,2% |
| 4.º | + 17.838 € a 23.089 € | 24,1% |
| 5.º | + 23.089 € a 29.397 € | 31,1% |
| 6.º | + 29.397 € a 43.090 € | 34,9% |
| 7.º | + 43.090 € a 46.566 € | 43,1% |
| 8.º | + 46.566 € a 86.634 € | 44,6% |
| 9.º | Acima de 86.634 € | 48% |
A retenção na fonte mensal é apurada com base nas Tabelas de Retenção do IRS 2026, aprovadas pelo Despacho n.º 233-A/2026, de 6 de janeiro, variando conforme estado civil, número de dependentes e tipo de titular do rendimento.
4. Subsídios de Férias e de Natal
• Valor: 1 mês de retribuição base cada (subsídio de férias e subsídio de Natal).
• Modalidades: integral (Férias antes do início do gozo, Natal até 15 de dezembro) ou em duodécimos (1/12 por mês, com acordo escrito obrigatório).
• Provisão contabilística: para salário de 1.200 €, provisionar 200 € / mês (100 € por subsídio).
5. Horas Extraordinárias
Limites Anuais:
• Micro e Pequenas Empresas: 175 horas/ano (até 200 h por CCT aplicável).
• Médias e Grandes Empresas: 150 horas/ano (até 200 h por CCT aplicável).
• Trabalho a Tempo Parcial: 80 horas/ano.
Remuneração — Acréscimos:
• Até 100 h/ano: +25% (1.ª hora útil), +37,5% (seguintes), +50% (descanso/feriado).
• Acima de 100 h/ano: +50% (1.ª hora útil), +75% (seguintes), +100% (descanso/feriado).
Cálculo do valor hora: (Salário bruto × 12) ÷ (52 × horas semanais).
IRS: a retenção na fonte sobre horas extra é de 50% da taxa normal.
Conforme Lei n.º 13/2023 (Agenda do Trabalho Digno).
6. Faltas, Baixas e Férias
Faltas:
• Justificadas com perda de retribuição (ex.: doença).
• Justificadas sem perda de retribuição (ex.: falecimento de familiar, assistência a filhos).
• Injustificadas (com perda de salário e de dias de férias).
Direito a Férias: 22 dias úteis/ano. No ano de admissão: 2 dias por mês (máximo de 20 dias no primeiro ano).
Baixa Médica: durante a baixa, a empresa não paga retribuição. O subsídio de doença é assegurado pela Segurança Social, com um período de espera de 3 dias — ou seja, o pagamento inicia-se ao 4.º dia de incapacidade. Não há período de espera em casos de internamento hospitalar, cirurgia de ambulatório, tuberculose ou doença iniciada durante o período de subsídio parental — nestes casos, o subsídio é pago desde o 1.º dia. O valor do subsídio depende da duração da baixa, em percentagem da remuneração de referência:
| Duração da baixa | % da remuneração de referência |
| Até 30 dias | 55% |
| De 31 a 90 dias | 60% |
| De 91 a 365 dias | 70% |
| Mais de 365 dias | 75% |
7. Obrigações Declarativas Mensais
Todos os meses, a entidade empregadora tem de comunicar às duas autoridades (Autoridade Tributária e Segurança Social) os valores pagos aos trabalhadores e proceder à entrega das contribuições e impostos retidos:
• DMR — Declaração Mensal de Remunerações (AT): detalha os rendimentos pagos a trabalhadores dependentes e o IRS retido na fonte. Entrega até ao dia 10 do mês seguinte ao do pagamento.
• DR — Declaração de Remunerações (Segurança Social): detalha as remunerações sujeitas a TSU. Entrega até ao dia 10 do mês seguinte.
• Pagamento de IRS retido e TSU: até ao dia 20 do mês seguinte (regra geral, por referência mensal).
⚠️ ATENÇÃO — Alteração estrutural em 2026: o modelo tradicional de Declaração de Remunerações está em transformação com a entrada em vigor da Simplificação do Ciclo Contributivo (SCC). Ver secção 7.1.
7.1 Simplificação do Ciclo Contributivo (SCC) — o que muda em 2026
A 1 de janeiro de 2026 arrancou, de forma faseada, a Simplificação do Ciclo Contributivo (SCC), uma reforma profunda do modelo de comunicação de remunerações à Segurança Social.
A lógica inverte-se: em vez de a empresa declarar mensalmente quanto pagou para que a Segurança Social calcule a TSU, passa a ser a Segurança Social a calcular automaticamente com base nos dados que já possui (contratos, admissões, alterações remuneratórias), cabendo à empresa apenas validar, corrigir e pagar.
Calendário de implementação:
• 1 de janeiro de 2026: adesão voluntária e gradual.
• Durante 2026: período de transição (coexistência dos dois modelos).
• 1 de janeiro de 2027: obrigatório para todas as entidades empregadoras.
Pontos críticos para as empresas:
• Empresas com 10 ou mais trabalhadores passam a comunicar exclusivamente por webservice (integração direta entre software de salários e Segurança Social).
• A comunicação de admissões e de alterações contratuais passa a ser feita exclusivamente através da Segurança Social Direta, devendo ocorrer até ao início da execução do contrato.
• É essencial que o software de gestão de salários esteja preparado para o novo modelo — caso contrário, a empresa arrisca-se a erros de cálculo da TSU.
Na NTW acompanhamos os nossos clientes nesta transição, garantindo que a passagem para o SCC decorre sem sobressaltos e sem penalizações.
Admissão: a entidade empregadora tem de comunicar à Segurança Social a admissão de qualquer trabalhador com, pelo menos, 24 horas de antecedência face ao início da prestação de trabalho, através da Segurança Social Direta. Com a entrada em vigor da SCC, este modelo evolui para um sistema integrado, em que a admissão deve ser comunicada até ao início da execução do contrato, exclusivamente por via eletrónica.
Para além da comunicação à Segurança Social, são obrigatórios:
• Contrato escrito, sempre que se trate de contrato a termo, teletrabalho, tempo parcial, comissão de serviço ou outras modalidades especiais.
• Seguro de Acidentes de Trabalho ativo desde o primeiro dia — incluindo para sócios-gerentes que aufiram remuneração, ponto frequentemente esquecido nas micro e pequenas empresas.
• Número de Identificação de Segurança Social (NISS) do trabalhador, atribuído na primeira inscrição.
• Ficha de aptidão médica emitida por medicina do trabalho, antes do início de funções.
Cessação: independentemente da causa (caducidade, denúncia, despedimento, mútuo acordo), implica o cálculo de:
• Retribuição do mês até à data de saída.
• Proporcionais de subsídio de férias e de Natal.
• Férias não gozadas e respetivo subsídio.
• Compensação por antiguidade (quando aplicável).
• Comunicação da cessação à Segurança Social e à Autoridade Tributária.
9. Formação Profissional
• Obrigação de 40 horas de formação contínua anual por trabalhador (Art. 131.º do Código do Trabalho).
• O incumprimento pode ser usado contra a empresa em litígios laborais.
10. Calendário Mensal Resumido
• Antes da admissão: comunicar à Segurança Social (≥ 24 h, ou até ao início da execução do contrato no modelo SCC).
• Até dia 10: entrega de DMR (AT) e DR (Segurança Social).
• Até dia 20: pagamento de TSU e IRS retido.
• Até 15 de dezembro: pagamento do Subsídio de Natal (se não for em duodécimos).
Disclaimer Final
As informações apresentadas baseiam-se na legislação em vigor a maio de 2026 e têm caráter informativo. Para situações específicas, recomenda-se sempre o aconselhamento de um Contabilista Certificado ou advogado. A equipa da NTW Contabilidade e Gestão está disponível para apoiar a gestão integral destes processos.
